世界經濟論壇在 2024 年宣稱，2020 年代將是技能提升的十年，因為技術創新正加劇公司已經面臨的技能差距。許多企業達成目標與另闢蹊徑的能力已經或將在未來遭到阻礙，這是因為這些企業沒有具備適當技能的人才。為了獲得業務成果，並協助員工在短期和長期於自己的角色中有所成長和表現，有更多的公司使用這 11 項策略來提升人力技能。
1. 持續稽核技能差距和業務需求
技能稽核是公司需要持續執行的工作，而不只是偶爾為之。技能稽核或技能差距分析意指人力資源部門識別組織內的可用技能，並與目前和未來所需的技能做比較。技能稽核會將個別員工的能力視為組織整體能力的一部分。人力資源部門通常會透過技能稽核，從技能的角度瞭解團隊、部門和整個組織的健康狀況，因為員工的技能組合會不斷演進。有些 HCM 平台可讓人力資源部門即時持續追蹤技能變化。
進行技能差距分析的第一步是清點內部人才庫中存在的技能。第二步是查看目前職位的職務需求，並清點您應主動取得的技能。您需要完成這兩個步驟，並連結所發現的結果，才能獲得正確的分析。兩種技能庫存之間的差別在於，人力資源部門透過何種方式瞭解目前有哪些技能差距。請注意，由於人員常常具備與其職位無關的技能，因此在建立現有技能的庫存時，這些技能不會顯示在他們的職責清單中。有時候，員工只具備自身角色所要求的部分資格。
第三個步驟是與部門主管和其他資深主管合作，找出企業的發展方向，以及達成目標所需的技能。此階段至關重要，因為角色會隨著時間，因科技進展、產業標準和程序不斷演變而改變。企業也會建立新職位以滿足新的業務需求，並尋求新機會，例如提供新產品或服務。透過比較技能預測與可用技能，人力資源部門可以找出可能產生的技能差距，並主動努力消弭這些差距。如果公司有時間透過技能建立策略解決所發現的差距，或許可以透過技能提升和技能再造這種特別有效的方法，來滿足預期出現的未來需求。
重複進行是重要的最後一個步驟。組織的總體技能會隨著員工的學習、到職和離職而不斷改變。因此，持續進行技能稽核是一項強大的策略工具。
2. 評估員工技能並建立目錄
公司可以透過多種方式評估員工的技能。為了對組織技能有最準確的瞭解，人力資源部門應使用 HCM 解決方案來持續進行稽核，此解決方案可以連結人才資料檔與員工學習平台、職務資格清單和其他相關資料，以便擷取和追蹤組織的整體技能矩陣。如果要有效建立技能目錄，應建立全公司適用的共通字彙，用來描述和分類員工的技能。共通字彙方便主管在整個公司範圍內尋找人才，也能讓員工在公司內尋找符合自身技能的機會。
若要擁有最新的技能資料檔，最簡單的方法是定期向員工詢問他們的經驗和專長，並讓員工能在情況改變時輕鬆更新這項資訊。例如，人力資源部門可以考慮建立電子表格讓員工自願填寫，以提交人力資源部門無法得知的新成就，例如取得進階學位或認證。人力資源部門也可以傳送每季提醒，鼓勵個人分享任何更新資訊。
由於讓員工記錄自身技能可能並不容易，因此要確保技能目錄正確性，一種常見的方法是檢查資料檔在年度評估期間是否為最新狀態。公司可能會要求員工在年度績效評量時評估自身技能，因為他們通常會在這時收集主管和同儕的意見回饋。人力資源部門可以利用這項資訊來更新組織的技能矩陣，以及支援加薪與升職的考核流程。評估員工技能的另一個機會是在應徵階段。除了新進員工列出自己具備的職務相關技能外，有些公司還會要求求職者在雇用流程中接受測驗，來驗證他們是否具備職位所需的技能。
3. 協助員工加強能力
公司應該打造鼓勵學習的工作環境，並將學習視為員工生命週期中的正常部分。公司或許擁有卓越的技能提升計畫，但要獲得公司人力的運用才能發揮用處。具有學習文化的組織可讓人員決定自己的職涯走向，並協助他們學習達成這個願景所需的技能，同時滿足公司的需求。
員工可能無法預見他們的角色在未來五年到十年間將如何改變。然而，已投入產業並看到未來願景的企業領導者，會更清楚發展趨勢。他們的洞察對於提升技能至關重要。主管也扮演重要的角色。他們瞭解團隊的日常挑戰，並能協助找出對個人和部門有益的技能。透過這些洞察，組織可以向特定角色的員工建議，需要具備哪些技能才能改善未來的績效。這些來自企業領導者和主管的洞察也適用於技能再造。
4. 連結技能資料與職務調動機會
有些公司的文化鼓勵員工在組織內升職或轉部門，有時可加入其他部門，以追求需要具備新技能，或將現有技能應用於不同領域的機會。公司可以向員工詢問其職涯目標，協助他們找出達成目標所需的技能，進而提供必要的學習體驗，協助他們達成職涯抱負。內部調動有助於提高員工留任率，並將重要知識和技能留在組織內。
5. 部署技術，包括 AI
組織的技能矩陣會不斷改變，這讓清點技能的過程更具挑戰性。然而，最好的 HCM 系統由 AI 支援，能夠持續偵測這些技能變更並建立目錄，因為這類系統連結許多人力資源領域，例如員工技能資料檔、工作需求和學習平台。例如，AI 分析可辨識招募主管更頻繁地在職務招募表中列出新技能，並向可能受益的現有員工推薦學習這些技能的機會。此外，這些 HCM 解決方案可以透過這種連結建議其他相關的成長機會，並為每位員工建立個人化的升遷管道，協助他們根據目前的角色和抱負來提升技能和再造技能。
另外，由於 AI 可以協助組織即時監控人力技能並建立目錄，因此能讓人力資源部門比以前更深入瞭解技能。有了這個可靠的技能資料庫存，公司就能擁有寶貴的洞察，例如深入瞭解關鍵領域的技能差距，並提供關於訓練、招募等的建議。最重要的是，連結貴組織資料的統一 HCM 平台也能讓您更輕鬆地執行報告、瞭解可用的技能，並以視覺化方式呈現消弭技能差距的進度。
6. 開發指導計畫
如果員工想學習新技能，另一個有價值的方法是透過指導。雖然導師與學員的關係可能會自主建立起來，但若推出正式的計畫，可協助連結想幫助他人成長、渴望成為導師的人，以及尋求建議和指導的員工。有些 HCM 系統甚至可協助學員尋找理想的導師，根據他們的職務、職涯目標和其他情境因素來支援學員成長，克服常見的挑戰。
指導計畫讓每個人都受益。學員可參考導師的經驗，檢視自己的職涯與技能發展。許多導師發現提供指導會讓自己有成就感，而且往往也能向學員學習。受益於指導計畫的組織較容易提高員工滿意度和投入度，這可能代表人力更具生產力。此外，高度投入並感到滿意的員工通常會留任更久，進而降低招募成本。另外，指導和同儕學習機會可協助公司保有寶貴的機構知識。
指導計畫也可能對接班人計畫有正面的影響。獲得量身打造的指導、掌握更多機構和產業知識的員工，會成為更高品質的職位人選，稍後在職涯中可望擔任重要職位。此外，導師可以透過指導流程來找出適合的人選。
7. 設定技能提升目標
LinkedIn 的《2024 年職場學習報告》研究發現，設定了職涯目標的人，使用學習內容的比率比未設定目標者高出 4 倍。公司可以在以下兩個層面使用技能提升目標，協助提升人力技能。
組織：建立會影響組織的技能提升目標時，高階主管、企業領導者及人力資源團隊會聚集在一起，找出實現公司策略願景所需的技能。組織必須擁有正確的技能矩陣，能根據基準來比較現有技能與現在和未來所需的技能，以找出並消弭目前的技能差距，以及未來幾年可能培養的技能。公司可以研擬政策並導入工具，以建立定期的主管員工接觸點，討論公司技能要求和員工發展途徑。
個人：設定自己的個人技能提升目標時，員工通常會考慮其職務對部門年度目標有何影響，以及公司對未來的願景。接著，他們會建立實際且具影響力的目標，協助組織取得成功，並找出達成這些目標所需的訓練或其他發展機會。主管可定期與員工討論，提供指引與支援。
8. 建立個人發展計畫
根據 HR.com 的 2024 年技能提升與員工學習的未來報告，有 95% 的人力資源專業人員認為，工作「在未來兩年將受到市場和技術趨勢的重大影響」。這種不確定性說明，公司何以必須為團隊成員提供個人化發展計畫。AI 是這種影響與不確定性的關鍵驅動因素。賓州大學、OpenResearch 與 OpenAI 在 2023 年進行的一項研究預測，生成式 AI (GenAI) 將影響 80% 的工作。這項研究估計，將近五分之一的職務會有一半的核心職責產生變化，因而可能需要提升員工技能。然而，個別員工受到這些趨勢影響的程度，多半取決於他們目前的角色、職責和職涯抱負。
例如，如果醫師使用 GenAI 建立病患注意事項或建議行動 (例如排定後續門診或傳送處方給藥局)，可能會利用省下來的時間投注在病患身上並提高照護品質，而不是學習新技能。但如果是行政職角色，由於重複性工作已經自動化，而且 AI 也能協助更快、更輕鬆地處理工作的許多面向，因此可能需要提升技能。而如果是負責行政工作的行銷部門員工和財務部門員工，即使兩個職位都涉及許多管理工作，也可能都需要學習不同的新技能。
一體適用的技能提升方法並不適合。若使用內嵌 AI 工具的 HCM 平台，可將企業領導者對工作角色的預期變化、個人目前的技能組合和職涯目標的洞察納入考量，公司就能為員工提供個人化的升遷管道。如果人力將學習時間花在培養與特定需求相關的技能上，將符合組織與其員工的最佳利益。
9. 安排學習時間並進行排程
提升技能的主要障礙通常是時間。員工有許多優先事項排隊等著處理，因此經常將學習的優先順序往後排。如果企業希望人員培養公司所需的新技能，並希望創造成長機會來提高員工留任率，強烈建議考慮為員工安排專屬時間來提升技能。
有些公司會每季預留一天，讓人力可以專心學習。其他公司則鼓勵員工每週花一個小時或更多時間，專注於培養寶貴的新技能。您可以考慮採用最適合貴組織的頻率。收集員工意見回饋也有助於決定最佳模式。
10. 建立訓練後計畫
一旦公司訓練員工取得新技能，他們就需要訓練後計畫，以利快速應用這些技能，享有人力技能提升和技能再造的完整優勢。這些計畫通常會詳細說明組織應如何處理已提升技能的員工。公司也可以鼓勵員工建立個人計畫。
由組織規劃：當人力資源部門識別技能差距、員工開始提升技能或再造技能以消弭差距後，組織應該規劃如何將新訓練的人員與新機會連結在一起。例如，具備所需新技能的員工可能適合開放性角色，對業務成果造成更重大的影響。經常更新和即時檢視組織的技能矩陣，以及深入分析和識別具備特定技能的人才的能力，對於充分運用人力資源非常有幫助。此外，如果企業領導者能夠深入瞭解提升員工技能的情形，就可以為員工指派相關的特別專案，協助員工留任並練習這些新技能。訓練後計畫也應包含持續技能提升。新的技能差距無可避免會不斷出現，員工也會希望持續學習。此外，人力資源部門的學習和發展團隊會希望確保內容維持在最新狀態，以反映不斷變化的需求，並徵求員工對技能提升計畫和學習形式的意見，以找出可改善的面向。
個人：公司可以鼓勵員工規劃達成個人學習目標時的做法。員工的個人計畫可能包括結訓後應徵特定角色，或使用他們取得的技能協助同事。
11. 追蹤進度 (報告)
組織衡量技能提升目標進度時，最常採用的方式是追蹤與特定技能或有技能差距之領域相關的訓練完成率。有些 HCM 平台可讓人力資源部門使用高階儀表板即時查看學習和技能發展進度，同時深入查看相關資料，以瞭解個別員工和團隊的表現。此資訊可與適當的業務單位主管分享。
此外，學習和發展專業人員會追蹤各項指標，例如績效評量評等、員工生產力、員工留任率、每位學員的技能，以及業務影響。業務影響指標可能包含成交次數或客戶滿意度分數，以協助衡量技能提升計畫的成功率。
人力資源團隊和企業領導者應該經常重新審視技能提升計畫，可能每季一次，並視需要進行調整。如果您的組織進度落後，就應該重新審視這份清單並提出重要問題，例如：
職場環境 (包括公司領導層) 是否鼓勵學習？
員工是否有足夠的時間致力提升技能和再造技能？
員工能否獲得指導，並且知道哪些技能可為職涯發展帶來價值？
員工是否努力達成目標？
您是否有效地評估員工進度？
組織可以遵循這些步驟來提升員工技能：稽核技能差距和業務需求、評估員工技能、強化員工能力、將技能資料連結到機會、部署技術、開發指導計畫、設定技能提升目標、建立個人發展計畫、安排學習時間並進行排程、建立訓練後計畫，以及追蹤進度。